会议策划过程中不可忽视的细节

发布时间:2021-03-23 10:20:00

人们总是说细节决定成败。一次会议的成功召开,不仅需要周密、全面的规划,更需要在执行上下功夫。如果执行过程能够成功,一次会议将成功过半。随后,深圳市会议策划公司将梳理会议实施中需要注意的13个小细节。

人们总是说细节决定成败。一次会议的成功召开,不仅需要周密、全面的规划,更需要在执行上下功夫。如果执行过程能够成功,一次会议将成功过半。随后,深圳市会议策划公司将梳理会议实施中需要注意的13个小细节。

1在会议开始之前,你必须对会议进行总体规划并制定会议进程的“时间表”;

2如果会议形式比较庄重,除电话联系外,还需要以书面文件或通知、邀请函等形式与各单位联系,并得到明确答复(如书面文件或通知、邀请函需专门制作的,需与印刷厂家协商)。

3会议一开始,就参与报名工作,做好协调工作,发放材料,同时可以结识新朋友,加深与老朋友的关系。如果代表要交会议费,你也要负责收取会议费。

4获取会议组织者可以提供的服务项目清单,与会议组织者就所需服务签订相关协议和合同,并通过法律手段保护其合法权益。

5你必须自己制定会议日程、演讲稿和相关报告内容。如果会议内容不涉及内部秘密,也可以通知会议组织者,请他们协助制定。

6在会议主办方的帮助下,联系酒店、机场、饭店、广告公司、印刷厂、车队等单位,将根据“时间表”及时查询落实计划进度。

7在正式会议开始前,检查场地的布局(灯光、音响、场地形状、绿化和专用设备),确保一切安全、完好。

8登记后,通知会议组织者最准确的人数和房间,并与酒店协商房间的增减,以免给酒店和您带来不必要的麻烦。

9一般情况下,我们会电话通知各单位何时何地召开会议,并确定各单位代表人数。

10制定与公司和会议总目标一致的财务预算。押金一般是预付总费用的50%,其余部分将在会议结束时结清。

11与会议组织者协商,制定合理的用餐、起床和会议时间。

13会后,根据实际情况,做好会议总结报告存档。